Wystawianie faktur to jeden z najmniej lubianych obowiązków wśród przedsiębiorców i ich pracowników. Jest to dokument o wyjątkowej wadze, gdyż potwierdza dokonanie transakcji opodatkowanej. Stanowi główną metodę standaryzacji danych w zakresie zestawień raportujących naliczenia. W związku z tym musi zostać wystawiony poprawnie, a w dodatku ściśle według obowiązujących przepisów zawartych w ustawie.
Z definicji faktury widniejącej w art.2 ust. 31 ustawy o VAT, możemy przeczytać, że jest to „dokument w formie papierowej lub elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”. Przedsiębiorcy muszą więc orientować się w bieżących zaleceniach, gdyż w przeciwnym wypadku sporo ryzykują. Jak głosi słynna maksyma – „nieznajomość prawa szkodzi”, dlatego najlepiej od razu wyeliminować wszelkie wątpliwości.
Co musi znaleźć się w prawidłowo wystawionej fakturze?
Faktura powinna zawierać określone elementy, dlatego zawsze widnieją na niej:
- data wystawienia
- data wykonania usługi/zakończenia dostawy towarów lub termin płatności, jeśli jest inny od daty wystawienia
- numer identyfikacji, w przypadku serii jest to kolejny numer
- imię i nazwisko lub nazwa nabywcy wraz z adresem
- numer identyfikujący podatnika na potrzeby podatku
- numer identyfikujący nabywcę na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towar/usługę
- data finalizacji operacji przepływu towaru/usługi
- nazwa (typ) towaru lub usługi
- ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
- cena jednostkowa towaru lub usługi netto
- kwota ewentualnego rabatu
- wartość dostarczonych towarów lub wykonywanych usług z tytułu transakcji, bez kwoty podatku (tj wartość sprzedaży netto)
- aktualna stawka podatku
- suma wartości sprzedaży netto
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
- podsumowanie kwoty należności
Elementy opcjonalne
Faktura to baza materiałowa, która niesie za sobą określony zbiór informacji. Ale oprócz tego, można nieco modyfikować jej wygląd bez szkody dla wagi dokumentu. Dlatego popularna staje się personalizacja faktury, to znaczy nadawanie jej szaty graficznej, w tym zamieszczanie logo firmy.
Istotne zmiany niejako zostały narzucone przez powstanie innego typu faktur, czyli faktur elektronicznych. Ta forma, z oczywistych względów, wyeliminowała wcześniej obowiązkowe elementy, takie jak oznaczenie dwóch egzemplarzy faktury napisem oryginał/kopia. Wiąże się z tym także usprawiedliwiony brak pieczątki czy odręcznego podpisu.
Jak uniknąć nieprawidłowości
Na ryzyko błędu narażone są głównie przedsiębiorstwa, gdzie baza klientów i ich danych nie jest wystarczająco zestandaryzowana, a często wprowadzana każdorazowo na bieżąco. Faktura imienna w małej firmie, gdzie rzadko się je wystawia, czasami sprawia problemy. W sieci można znaleźć wzory, np. faktura vat doc. Te inteligentne platformy, oprócz gotowych szablonów, posiadają dodatkowe korzyści. To właśnie główny powód, dlaczego przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na pomoc specjalistycznych programów do fakturowania. Pozwala zaoszczędzić czas oraz zmaksymalizować jakość całego procesu.
