Rola oraz znacznie systemów ERP (Enterprise Resource Planning) w szeroko pojętym biznesie nieustannie rośnie. Przedsiębiorcy coraz bardziej zdają sobie sprawę z roli, jaką pełni oprogramowanie w kontekście zarządzania i optymalizacji procesów związanych z działalnością firmy. Sam proces wdrożenia systemu bywa jednak dość skomplikowany i nie zawsze jest on przeprowadzany poprawnie.
Jak wybrać odpowiedni system ERP?
Wybierając właściwy system ERP oraz planując jego sprawne wdrożenie osoby decyzyjne powinny opierać się nie konkretnych informacjach i obiektywnych danych. Pierwszym korkiem jest ocena czy tego typu jest w ogóle potrzebny. Przed dokonaniem takiej oceny i wyborem konkretnego rozwiązania systemowego warto rozpatrzyć następujące kwestie:
Wdrożenie systemy ERP w przedsiębiorstwie wiąże się z dość znaczną inwestycją oraz skutkami. Aby było to opłacalne przedsiębiorca powinien jasno określić powody, dla których warto zainwestować w to rozwiązanie. Należy postawić pytania: „Jakie będą ewentualne skutki wdrożenia systemu?”, „Czy firma z czasem zyska na tym na polu finansowym?”.
Po podjęciu decyzji o zainwestowaniu we wdrożenie systemu ERP, kierownictwo firmy powinno określić najważniejsze wymagania wobec oprogramowania. Definiowanie wymagań biznesowych wobec systemu musi wiązać się z analizą istniejących procesów oraz ich poprawy pod względem efektywności oraz wydajności. Wdrożenie nie powinno być podyktowane automatyzacją wadliwych i nie zoptymalizowanych procesów. Aby inwestycja była jak najbardziej opłacalna, wdrożenie musi koncentrować się na osiągnięciu jak największych korzyści dla przedsiębiorstwa.
Warto zwrócić również uwagę na to jakimi obszarami przedsiębiorstwa będzie objęty nasz przyszły system ERP. Czy będzie on dotyczył wyłącznie zarządzania produkcją, czy będzie odpowiedzialny za zrządzanie zapasami? A może będzie całościowy dla wszystkich procesów? Warto sobie również zadać pytanie, co będzie za kilka lat i czy nasz system wciąż będzie w stanie dostosować się do nowych wyzwań.
Zwrot inwestycji
Pierwszym krokiem do oceny zwrotu inwestycji jest określenie kosztów systemu oraz jego wdrożenia w zależności od konkretnego dostawcy. Później należy opisać potencjalne korzyści finansowe i organizacyjne z jego wdrożenia. Taka ocena pełni znaczną rolę w procesie decyzyjnym i pozwala na określenie spodziewanych efektów inwestycji. Powinna ona zawierać wszystkie potencjalnie ukryte koszty, takie jak spadek efektywności bezpośrednio po wdrożeniu czy też wykorzystanie wewnętrznych zasobów. Tego typu analizę należy również dostarczyć wybranemu dostawcy systemu ERP.
W jaki sposób uniknąć komplikacji podczas wdrożenia?
Potencjalne problemu w procesie wdrożenia systemu mogą wynikać ze strony dostawcy, ale i również klienta. Aby ich uniknąć należy stosować się do metodyki wdrożeniowej, która znacznie ułatwi i uporządkuje ten skomplikowany proces. Jak poprawnie wdrożyć system ERP?
Należy mieć świadomość, że rola przedsiębiorcy nie może kończyć się w momencie podpisania umowy z dostawcą. Aby system był wdrożony poprawnie oraz szybko przedsiębiorstwo musi aktywnie uczestniczyć w projekcie od początku do końca. Dotyczy to i kadry kierowniczej i użytkowników końcowych systemu. Wdrożenie jest procesem trudnym i czasochłonnym, jednak warto się go podjąć, gdyż z czasem przyniesie on wymierne zyski.
Minimalizacja kosztów
Działanie zgonie z metodyką wdrożeniową pozwala ograniczyć koszty oraz czas wdrożenia systemu. Powstała ona bazując na wieloletnich doświadczeniach największych przedsiębiorstw. Projekty realizowane z zachowaniem zasad metodyki cechują się krótszym czasem implementacji. Dzięki temu można się skupić na specyficznych wymaganiach klienta wobec systemu. Metodyka wdrożenia to skorzystanie z poprzednich doświadczeń wielu firm i szansa na uniknięcie błędów, które one już kiedyś popełniły.
Proces kontroli kosztów będzie rzutował na rozliczanie produkcji danego zamówienia. Czym więc zaoszczędzimy na materiałach i mamy mniej odpadów tym lepszy współczynnik otrzymamy w stopie zwrotów rozliczania produkcji.
